Dado la ingente cantidad de documentación que se gestiona actualmente, los sistemas tradicionales de gestión de documentos basados en carpetas son insuficientes para clasificar la información. Tareas tan sencillas como buscar un documento puede llevarnos horas. Las modificaciones, el envío de archivos entre las diferentes personas que trabajan sobre ellos puede suponer que existan varias copias del documento y se pierda el control sobre la versión más reciente o la valida.

Llegados a este punto, la mayoría de la documentación de la empresa se convierte en inaccesible. Es en este punto donde la gestión documental nos devuelve el control.

Las soluciones de gestión documental proporcionan la flexibilidad para clasificar la
información de forma rápida a la vez que aumentan la disponibilidad y reducen el tiempo empleado en el tratamiento de documentos. La información deja de residir en los correos electrónicos, en las carpetas compartidas y en los equipos del personal. Toda la información se clasifica y se almacena de forma segura en la organización.

Simplifique la captura, uso compartido y recuperación de información entre equipos de trabajo. Los miembros pueden encontrar rápidamente contenido relevante para su trabajo, Buscar sobre la biblioteca corporativa y mantener diferentes versiones de un mismo documento, estando estos siempre perfectamente clasificados no solo por el nombre del documento, también por su contenido.

Utopiux Ofrece soluciones para la gestión documental que se integran con las herramientas ofimáticas para que su trabajo con el sistema sea totalmente transparente. Controle el ciclo de vida de su documentación y establezca los flujos de trabajo adecuados para los diferentes tipos de documentos con los que trabaje.